secrétaire exécutif/exécutive

Nous sommes à la recherche d’une ou d’un Secrétaire executif.ve pour seconder le Directeur de la gestion des effectifs . Le ou la candidat(e) recherché(e) se doit d'apporter tout le soutien nécessaire, plus particulièrement dans l'organisation, la planification et la coordination des activités liées afin de contribuer à la transformation d’urgences-santé, dans un environnement hautement complexe et en perpétuel changement. 

Tâches et responsabilités

• Coordonner l’ensemble des demandes adressées au directeur de la gestion des effectifs , en recueillant la documentation requise, en proposant à son supérieur immédiat l'approche qui convient d'adopter et en assurant le suivi auprès des intervenants impliqués, que ce soit en ce qui a trait à la documentation à fournir ou au respect des échéanciers;  

• Effectuer de façon autonome des liens entre les différents dossiers sous la responsabilité de son supérieur et préparer la synthèse de problèmes complexes devant être analysés et traités par le directeur;  

• Répondre, dans la mesure de ses connaissances, aux demandes de renseignements venant de l’interne ou de l’externe et assurer les liens requis auprès de l’équipe de direction; Assurer tout le soutien nécessaire au directeur;  

• Collaborer avec les directeurs et les supporter dans la préparation des documents requis pour l’ensemble des réunions du cycle de gestion, du MSSS et des partenaires d'urgences-santé;  

• Organiser et préparer les différentes réunions, y assister, en rédiger les comptes rendus et en assurer les suivis; 

• Effectuer toute autre tâche connexe qui serait assignée en lien avec les besoins de son service. 

Exigences d'emploi

Formation

Détenir un certificat en administration ou toute autre discipline jugée équivalente (une expérience exceptionnelle ou significative pourra être considérée en remplacement du certificat); Posséder une formation générale en bureautique ou en secrétariat

Expérience professionnelle

Cumuler un minimum cinq (5) ans d’expérience en soutien administratif à la haute direction. 

Compétences personnelles et professionnelles;  
 

• Posséder une vitesse au clavier de 50 mots/minute;  

• Posséder une excellente maîtrise de la langue française, autant à l'oral qu’à l'écrit, ainsi qu’une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise;  

• Démontrer une facilité à rédiger à partir d’idées maîtresses (correspondance, procès-verbaux, comptes rendus, etc.);  

• Excellente capacité d’analyse et de jugement permettant de faire des liens entre les divers dossiers;  

• Exprimer une très bonne gestion du stress;  

• Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio, etc.); 

•  Faire preuve d’un sens de l’organisation, d’une rigueur et d’une minutie hors pair;  

• Être autonome et avoir le sens de l’initiative dans l’exercice de ses fonctions;  

• Posséder une connaissance du réseau de la santé et des services sociaux constitue un atout;  

• Exprimer une grande disponibilité et flexibilité dans l’aménagement de son horaire. 

Conditions de travail et rémunérations

• Horaire de travail de 35 heures par semaine;
• Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
• Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
• 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
• 20 jours de vacances après un an travaillé;
• Programme d’aide aux employés et à leur famille.

Rémunération : 47 813 $ à 71 701 $ selon l’expérience.